Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân

NewEra Inc. là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân của bạn theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (số 91/2025/QH15) và Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Địa chỉ: Lim Tower 3, 29A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh. Mọi vấn đề về dữ liệu của bạn, vui lòng liên hệ recruitment@newera.inc.

• Khi ứng tuyển: họ tên, email, số điện thoại, đường dẫn LinkedIn hoặc portfolio (nếu có), tên người giới thiệu bạn (nếu bạn cung cấp), CV và nội dung trong CV, câu trả lời cho các câu hỏi ứng tuyển.
• Khi bạn gửi CV mà không ứng tuyển một vị trí cụ thể ("Chưa thấy vị trí phù hợp? Gửi CV cho chúng tôi"): các thông tin tương tự, được lưu trong danh sách ứng viên tiềm năng với sự đồng ý của bạn. Nếu chúng tôi đã có thông tin của bạn, chúng tôi sẽ gửi email tới địa chỉ đang lưu để hỏi trước, và chỉ lưu CV cho các vị trí khác khi bạn xác nhận ở đó.
• Khi bạn đăng ký nhận thông báo việc làm: chỉ địa chỉ email, phòng ban bạn chọn, ngôn ngữ, cùng thời điểm bạn đăng ký, xác nhận và nhận thông báo gần nhất.
• Trong quá trình tuyển dụng: lịch phỏng vấn, ghi chú và đánh giá của người phỏng vấn, email và tin nhắn giữa hai bên.
• Sau khi hồ sơ kết thúc, nếu bạn trả lời khảo sát ngắn về trải nghiệm ứng tuyển: điểm đánh giá và nhận xét của bạn. Câu trả lời được lưu ẩn danh, không kèm họ tên, hồ sơ hay vị trí ứng tuyển: chỉ kèm tháng, phòng ban và việc bạn có trúng tuyển hay không, và kết quả chỉ được xem theo nhóm từ 5 câu trả lời trở lên.
• Nếu bạn trúng tuyển: ngày sinh, giới tính, số CCCD cùng ngày và nơi cấp, địa chỉ, mã số thuế cá nhân, mã số BHXH, số người phụ thuộc, tài khoản ngân hàng nhận lương, người liên hệ khẩn cấp, ảnh thẻ, bản sao bằng cấp và sổ BHXH.

Chúng tôi không yêu cầu dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Ảnh CCCD và giấy khám sức khoẻ không được thu thập trực tuyến: bộ phận Nhân sự xem bản gốc trực tiếp vào ngày làm việc đầu tiên của bạn. Vui lòng không đưa thông tin về sức khoẻ, tôn giáo, dân tộc, quan điểm chính trị hay tiền án vào CV. Nếu có, chúng tôi sẽ không sử dụng.

• Để đánh giá hồ sơ, liên hệ với bạn, sắp xếp phỏng vấn và quyết định tuyển dụng, dựa trên sự đồng ý bạn đưa ra khi ứng tuyển.
• Chỉ khi bạn đồng ý riêng: lưu CV để xem xét bạn cho các vị trí khác. Gửi CV mà không ứng tuyển một vị trí cụ thể nghĩa là bạn đồng ý với việc này.
• Chỉ trong thời gian bạn đồng ý lưu hồ sơ: khi có vị trí mới rất phù hợp với hồ sơ của bạn, chúng tôi có thể gửi email mời bạn ứng tuyển. Bạn nhận tối đa một email như vậy trong 30 ngày, chỉ vào ban ngày, và mỗi email có đường dẫn để dừng nhận vĩnh viễn. Nếu bạn đồng ý lưu hồ sơ trước khi thông báo này mô tả các email đó, chúng tôi sẽ gửi một email để hỏi bạn xác nhận trước, và chỉ gửi các email đó nếu bạn xác nhận.
• Chỉ khi bạn yêu cầu và xác nhận qua đường dẫn chúng tôi gửi qua email: báo cho bạn khi có vị trí mới thuộc phòng ban bạn chọn. Mỗi thông báo đều có đường dẫn để dừng nhận ngay.
• Nếu bạn trúng tuyển: để làm hợp đồng lao động, trả lương, đăng ký thuế và bảo hiểm xã hội theo hợp đồng và quy định pháp luật.
• Để cải thiện cách chúng tôi tuyển dụng: khi bạn trúng tuyển, hoặc sau khi chúng tôi báo hồ sơ của bạn chưa phù hợp, chúng tôi có thể gửi một email duy nhất để hỏi về trải nghiệm của bạn. Việc trả lời là tự nguyện, và câu trả lời được lưu ẩn danh nên chúng tôi không biết ai đã trả lời.

Chúng tôi không bán dữ liệu của bạn, không dùng cho mục đích quảng cáo và không để dữ liệu được dùng để huấn luyện mô hình AI.

Bộ phận tuyển dụng, quản lý tuyển dụng và người phỏng vấn của vị trí được xem hồ sơ của bạn. Thông tin CCCD, thuế, bảo hiểm và ngân hàng của nhân viên mới chỉ quản trị viên Nhân sự xem được.

Nếu bạn ứng tuyển qua đường dẫn một đồng nghiệp NewEra chia sẻ, người đó có thể xem hồ sơ của bạn đang ở giai đoạn nào (đã nhận, đang phỏng vấn, đã tuyển hoặc đã đóng), không bao giờ xem ghi chú hay điểm. Chúng tôi không lưu thông tin gì về bạn từ lời giới thiệu cho đến khi bạn ứng tuyển.

Nếu bạn trúng tuyển: khi bạn nhận lời mời làm việc, hệ thống tuyển dụng của chúng tôi tạo hồ sơ của bạn trên HQ People gồm họ tên, chức danh, nhóm, quản lý, ngày vào làm và văn phòng; hệ thống không bao giờ gửi lương, CCCD, thuế, bảo hiểm hay thông tin ngân hàng của bạn. Họ tên, chức danh, cấp bậc, nhóm, khối, quản lý, văn phòng, email công ty và ngày vào làm của bạn được lưu trong NewEra HQ, trang nội bộ và danh bạ nhân sự của công ty, nơi mọi nhân viên đều xem được, và NewEra HR lấy các thông tin này từ đó. Ngoài các thông tin này, không có dữ liệu nào khác về bạn được chia sẻ. Khi bạn nghỉ việc tại NewEra, bộ phận Nhân sự sẽ gỡ thông tin của bạn.

Chúng tôi dùng AI để đọc CV, trích xuất các thông tin như kinh nghiệm, kỹ năng và so sánh với yêu cầu công việc. Nhân viên của chúng tôi cũng có thể hỏi trợ lý AI trong hệ thống để tra cứu thông tin. AI cũng xếp hạng hồ sơ và viết tóm tắt ngắn về từng hồ sơ cho quản lý tuyển dụng. Quyết định tuyển dụng do người trong đội ngũ của chúng tôi đưa ra. Nếu quản lý tuyển dụng không trả lời về danh sách rút gọn đúng hạn, hệ thống có thể mời ứng viên xếp hạng cao nhất đặt lịch phỏng vấn; hệ thống không bao giờ từ chối ai theo cách này. Với một số vị trí, hệ thống có thể được thiết lập để từ chối các hồ sơ rõ ràng không đáp ứng yêu cầu đã nêu. Các quyết định này được giữ lại một thời gian trước khi thông báo để đội ngũ có thể thay đổi, và bạn luôn có thể yêu cầu một người xem lại hồ sơ.

Mỗi hồ sơ có một điểm từ 0 đến 100, dựa trên mức độ CV phù hợp với công việc, câu trả lời của bạn cho các câu hỏi ứng tuyển và, ở các vòng sau, nhận xét của người phỏng vấn và quyết định của quản lý tuyển dụng. Điểm này không bao giờ dùng mức lương mong muốn, tuổi, giới tính, ảnh, tình trạng gia đình, quốc tịch, tên trường học, khoảng trống giữa các công việc hay việc bạn biết đến vị trí qua kênh nào; lời giới thiệu không bao giờ được cộng điểm. Câu hỏi ứng tuyển về tuổi, giới tính, tình trạng hôn nhân hoặc gia đình, con cái, việc mang thai, quốc tịch, tôn giáo, dân tộc, sức khoẻ, khuyết tật, trường học hay khoảng trống giữa các công việc không bao giờ được tính vào điểm và không bao giờ là yêu cầu khiến hồ sơ bị từ chối. Mức lương mong muốn cũng vậy: chúng tôi có thể hỏi, nhưng không bao giờ dùng để từ chối hồ sơ. Ngoại ngữ được hỏi theo trình độ (cơ bản, trung bình hoặc thành thạo), không bao giờ theo việc bạn có phải người bản ngữ hay không. Hệ thống cũng có thể đánh dấu một CV có tổ hợp kỹ năng hiếm gặp trong các hồ sơ chúng tôi nhận được, dựa trên phần đọc CV của AI và số lượng hồ sơ nêu từng kỹ năng. Dấu này không bao giờ bất lợi cho bạn: hồ sơ được đánh dấu không bao giờ bị từ chối tự động vì điểm thấp; yêu cầu bắt buộc mà công việc nêu rõ vẫn được áp dụng, và người trong đội ngũ của chúng tôi có thể thay đổi quyết định đó trong vòng một ngày. Chúng tôi cũng dùng dấu này để xem xét bạn cho các vị trí đang tuyển khác.

Hệ thống cũng tự hành động dựa trên điểm để không ai phải chờ: hệ thống có thể gửi cho quản lý tuyển dụng danh sách rút gọn các hồ sơ điểm cao nhất, chuyển hồ sơ tốt sang bước tiếp theo, và chuẩn bị offer để đội ngũ của chúng tôi duyệt sau khi các vòng phỏng vấn tốt. Hệ thống chỉ làm vậy khi đọc được CV của bạn. Hệ thống không bao giờ từ chối ai dựa trên điểm: mọi quyết định từ chối và mọi offer đều do người trong đội ngũ của chúng tôi đưa ra.

Nếu hồ sơ của bạn đã đóng, kỹ năng của bạn hiếm gặp ở đây và bạn chưa đồng ý để chúng tôi lưu hồ sơ, chúng tôi có thể gửi một email duy nhất để hỏi bạn có đồng ý cho chúng tôi lưu CV để xem xét cho các vị trí khác không. Chúng tôi chỉ lưu nếu bạn đồng ý trên trang hồ sơ của mình; nếu không, CV sẽ được xoá theo thời hạn thông thường.

Các công ty sau xử lý dữ liệu cho chúng tôi, chỉ theo chỉ dẫn của chúng tôi và theo thoả thuận xử lý dữ liệu:

• Railway Corporation (Hoa Kỳ): lưu trữ hệ thống tuyển dụng. Dữ liệu của bạn được lưu trên máy chủ tại Singapore.
• Nhà cung cấp dịch vụ AI (ngoài Việt Nam): đọc CV và trả lời câu hỏi của nhân viên trong hệ thống. Họ chỉ xử lý dữ liệu để trả kết quả cho chúng tôi và không dùng dữ liệu để huấn luyện mô hình AI.
• Google LLC (Google Workspace): email công ty. Email hệ thống gửi cho bạn được gửi từ hộp thư tuyển dụng của chúng tôi qua Google (Gmail). Email, kể cả CV gửi cho chúng tôi, có thể được lưu ngoài Việt Nam. Với phỏng vấn trực tuyến, lời mời (họ tên, địa chỉ email của bạn và thời gian phỏng vấn) được đưa lên lịch tuyển dụng của chúng tôi trên Google Calendar, và Google gửi lời mời đó cho bạn và người phỏng vấn; đường dẫn gọi video là đường dẫn Google Meet. Khi dữ liệu của bạn bị xoá, các sự kiện lịch đó cũng bị xoá.

Như vậy dữ liệu của bạn được chuyển ra ngoài Việt Nam, và chúng tôi thực hiện việc này theo quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân. Chúng tôi chỉ cung cấp dữ liệu cho cơ quan nhà nước khi pháp luật yêu cầu, ví dụ để đăng ký thuế và bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới.

Nếu bạn gửi CV qua email, hệ thống sẽ chuyển CV vào hệ thống tuyển dụng và xoá email khỏi hộp thư của chúng tôi.

• Nếu không trúng tuyển: chúng tôi xoá CV và thông tin cá nhân của bạn 30 ngày sau khi quá trình tuyển dụng kết thúc với bạn (khi hồ sơ được đóng hoặc bạn rút hồ sơ). Chỉ còn lại các số liệu ẩn danh, ví dụ số lượng người ứng tuyển, không thể dùng để nhận diện bạn.
• Nếu bạn đồng ý lưu hồ sơ: chúng tôi lưu thông tin của bạn trong 12 tháng kể từ khi bạn đồng ý, sau đó xoá. Bạn có thể thay đổi quyết định bất cứ lúc nào.
• Thông báo việc làm: đăng ký không được xác nhận sẽ bị xoá sau 7 ngày. Khi bạn huỷ đăng ký, địa chỉ email được xoá ngay; nếu không, chúng tôi xoá 12 tháng sau khi bạn xác nhận. Bạn có thể đăng ký lại bất cứ lúc nào.
• Khảo sát trải nghiệm: đường dẫn trong email dùng được trong 30 ngày. Khi bạn trả lời, hoặc khi đường dẫn hết hạn, chúng tôi xoá thông tin nối khảo sát với hồ sơ của bạn, nên câu trả lời là ẩn danh. Nhận xét bằng chữ được xoá trong vòng 12 tháng; điểm đánh giá ẩn danh được giữ lại dưới dạng số liệu thống kê.
• Nếu bạn trúng tuyển: hồ sơ ứng tuyển trở thành một phần hồ sơ nhân viên. 60 ngày sau khi bạn nghỉ việc, chúng tôi xoá thông tin CCCD, thuế, bảo hiểm, ngân hàng, người liên hệ khẩn cấp và giấy tờ khỏi hệ thống này. Những hồ sơ pháp luật yêu cầu lưu giữ, như hợp đồng lao động, hồ sơ thuế và bảo hiểm xã hội, được lưu đúng thời hạn luật định và không lâu hơn.
• Bản lưu trong hệ thống của các email và tin nhắn chúng tôi gửi được xoá sau 12 tháng. Bản sao lưu được thay thế trong vòng 14 ngày.

Bạn có quyền được biết dữ liệu của mình được sử dụng thế nào; đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý; xem và nhận bản sao dữ liệu; yêu cầu chỉnh sửa; yêu cầu xoá; hạn chế hoặc phản đối việc xử lý; khiếu nại và yêu cầu bồi thường nếu quyền của bạn bị vi phạm.

Trang hồ sơ của bạn (đường dẫn trong email của chúng tôi) cho phép bạn rút hồ sơ, tham gia hoặc rời danh sách ứng viên tiềm năng, và tự xoá dữ liệu. Với các yêu cầu khác, vui lòng viết tới recruitment@newera.inc. Chúng tôi xác nhận trong vòng 2 ngày làm việc và thực hiện trong thời hạn luật định: 10 ngày để cung cấp hoặc chỉnh sửa dữ liệu, 15 ngày để ngừng sử dụng, 20 ngày để xoá.

Nếu bạn rút lại sự đồng ý khi hồ sơ đang được xét, chúng tôi sẽ dừng xem xét hồ sơ. Nếu chưa hài lòng với cách chúng tôi xử lý dữ liệu, bạn có thể khiếu nại tới cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân: Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05), Bộ Công an.

Kết nối được mã hoá, quyền truy cập giới hạn theo vai trò, đăng nhập dành cho nhân viên, nhật ký hoạt động, lưu trữ được mã hoá tại nhà cung cấp hạ tầng và sao lưu hằng đêm. Nếu xảy ra sự cố làm dữ liệu của bạn gặp rủi ro, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn và cơ quan chức năng theo quy định.

Chúng tôi không thể xét hồ sơ nếu thiếu thông tin liên hệ và CV. Thông tin của nhân viên mới là cần thiết để làm hợp đồng lao động, trả lương, đăng ký thuế và bảo hiểm xã hội.

Khi quy trình thay đổi, chúng tôi cập nhật thông báo này và ngày cập nhật ở đầu trang. Nếu thay đổi ảnh hưởng tới cách sử dụng dữ liệu bạn đã cung cấp, chúng tôi sẽ xin lại sự đồng ý của bạn.